ประโยชน์ 5 ข้อที่คุณไม่ควรมองข้ามบริการวางระบบโปรแกรม

 ช่วงปลายปีนี้หลายองค์กรคงกำลังมองหาโปรแกรมไปใช้งานไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม ด้านการบริหารงาน โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป โปรแกรมด้านงานบุคคล ฯ  เมื่อผ่านขั้นตอนการเลือกเฟ้นคุณสมบัติโปรแกรมให้ตรงกับการใช้งานขององค์กร แล้วนั้น ผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์มีการนำเสนอให้ท่านซื้อบริการวางระบบโปรแกรม ท่านคงสงสัยว่าจะซื้อหรือไม่ซื้อบริการวางระบบดี และมีความจำเป็นมากน้อยแค่ไหน ผู้เขียนจึงขอนำประโยชน์ 5 ข้อจากการวางระบบโปรแกรมให้ท่านใช้เป็นหลักในการพิจารณาเพื่อเลือกซื้อ ซอฟท์แวร์และการบริการดังนี้

1. โอกาสที่ท่านได้ปรับรูปแบบการกำหนดรหัสให้มีความทันสมัย หลายท่านคงปฏิเสธไม่ได้ที่รหัสที่ใช้งานกันอยู่ไม่เคยปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงมากว่า 10 ปี การกำหนดอาจมีความซ้ำซ้อน ไม่ชัดเจน ไม่มีแบบแผน โดยการบริการวางระบบนี้จะมีการนำข้อมูลรหัสที่เกี่ยวข้องขึ้นมาทบทวนให้มี ความสมบูรณ์ขึ้นแต่ทั้งนี้ต้องเหมาะสมกับการใช้งานซอฟท์แวร์ที่ท่านใช้งาน ด้วยจึงต้องอาศัยคำแนะนำจากทีมงานวางระบบ

2. มีผู้ชำนาญการให้คำแนะนำการใช้งานซอฟท์แวร์ เมื่อเริ่มใช้งานซอฟท์แวร์ใหม่เราไม่มี ความถนัด หรือเชี่ยวชาญในการนำระบบงานไปประยุกต์ให้เข้ากับซอฟท์แวร์ได้ เพราะเรารู้เพียงแค่ระบบการทำงานของเรา แต่ไม่มีความชำนาญด้านซอฟท์แวร์ จึงมีความจำเป็นต้องอาศัยประสบการณ์ของทีมงานผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์ในการวางระบบงานให้สามารถใช้งานได้ตามเป้าประสงค์อย่างที่วางไว้

 3. มีแผนการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน  หากเป็นการใช้งานซอฟท์แวร์แบบไม่มีบริการวางระบบ ท่านต้องเป็นผู้วางแผนการใช้งานตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงขั้นตอนการขึ้นงานซอฟท์แวร์เองจนจบ แต่หากท่านซื้อบริการวางระบบผู้จำหน่ายซอฟท์แวร์จะส่งทีมงานวางระบบที่มี ความเชี่ยวชาญร่วมวางแผนงานกับท่าน  ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีการกำหนดเวลาแล้วเสร็จของงานอย่างแน่นอน ทำให้ท่านเกิดความมั่นใจที่ได้มีการลงทุนจากการซื้อซอฟท์แวร์ไป

4. การบริการวางระบบหลาย ๆ ผู้ผลิตและจัดจำหน่ายซอฟท์แวร์ต่างหาวิธีการช่วยเหลือลูกค้าผู้ใช้งาน โดยการโอนข้อมูลรหัสต่าง ๆ  และยอดยกมาเกี่ยวกับบิลคงค้าง สินค้าคงเหลือ ยอดคงเหลือด้านบัญชี เพื่อให้ลูกค้าสามารถขึ้นงานได้เร็วขึ้น จึงเป็นการอำนวยความสะดวกอย่างมากให้กับผู้ซื้อซอฟท์แวร์ ป้องกันเหตุการณ์ของผู้ใช้งานที่ยังไม่คุ้นเกิดการคีย์ไม่ถูกต้องทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้ง่าย

5. มีการสรุปผลการทำงานให้ทราบเป็นระยะ  ข้อดีอีกข้อของการบริการวางระบบเป็นการช่วยลดความกังวลให้กับท่านในส่วนของ การติดตามผลงานการใช้ซอฟท์แวร์ เนื่องจากทีมงานผู้วางระบบซอฟท์แวร์จะคอยรายงานผลความคืบหน้าการใช้งาน ซอฟท์แวร์ให้ท่านทราบเป็นระยะ ท่านจึงไว้วางใจต่อการใช้งานซอฟท์แวร์ได้ระดับนึง

ทางแยกของการกำหนดกลยุทธ์สู่ความสำเร็จ

          นักการตลาดคงเคยได้ยินโมเดล  Generic  Strategies ของ Michel E.Porter โดยต้องยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงของผู้บริโภค และความผันผวนของสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจหลายทำให้ครั้งก็ทำให้ธุรกิจของเราผันผวนได้โมเดลทางเลือกกลยุทธ์ของ Porter นั้นโดยพื้นฐานจะประกอบไปด้วย

          1. กลยุทธ์ด้านการเป็นผู้นำด้านต้นทุน (Cost-Leadership Strategy) ซึ่งจะกำหนดและควบคุมต้นทุนให้ต่ำกว่าคู่แข่งขัน เพื่อนำเสนอสินค้าที่มีความคุ้มค่ากว่าให้ตลาด โดยส่วนใหญ่จะสามารถทำกำไรได้ และมักเป็นตลาดผู้บริโถคขนาดใหญ่

          2. กลยุทธ์การสร้างความแตกต่างในสินค้า และบริการ (Differentiation Strategy) มีจุดเด่นอยู่ที่การนำเสนอแบบที่ไม่เหมือนใคร (Unique Offering) โดยที่คุณค่าของสินค้า และบริการนั้นยังตอบโจทย์ความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้เป็นอย่างดี ซึ่งกลยุทธ์นี้เป็นที่สนใจของนักการตลาดในยุคปัจจุบันเป็นอย่างมาก

3. กลยุทธ์การมุ่งจุดสนใจ (Focus Strategy) เป็นการจับตลาดเฉพาะตลาด Niche Market เหมาะกับตลาดขนาดเล็กๆ ซึ่งลักษณะพิเศษของกลยุทธ์นี้ คือ จะไม่สามารถใช้กลยุทธ์นี้เดี่ยวๆได้ แต่ต้องผสมผสานทางเลือกของ Cost Leadership และ Differentiation เป็นที่มาของกลยุทธ์ทางเลือกที่ว่า Cost Focus และ Differentiation Focus ซึ่งแยกย่อยให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ของแบรนด์

4. กลยุทธ์ Cost Focus เป็นการตัดทอนต้นทุนการดำเนินงานที่ไม่จำเป็นออก เพื่อสร้างความได้เปรียบของการแข่งขันอาจต้องเพิ่มประสิทธิภาพในเรื่องเหล่านี้

• พยายามลงทุนในเทคโนโลยีที่จะช่วยให้ต้นทุนของธุรกิจ  ต่ำลงได้

• สร้างระบบโลจิสติกส์ อันเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพ

• หาฐานการการผลิตที่ใช้ต้นทุนต่ำ ทั้งทางด้าน แรงงาน วัตถุดิบ และสิ่งอำนวยความสะดวก รวมถึงหนทางที่จะสร้างความยั่งยืน ผ่านการลดต้นทุนให้ต่ำกว่าคู่แข่งขัน แต่อย่าลดคุณภาพลงจนลูกค้าตระหนักได้ทัน

 

ทางด้านกลยุทธ์สร้างความแตกต่างในสินค้า และบริการ (Differentiation Strategies) มีข้อคิดที่นักการตลาดต้องพึงระลึกไว้ว่า

• แบรนด์จำเป็นต้องมีการวิจัยค้นคว้า เพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์รวมถึงการวิจัยและพัฒนานวัตกรรมออกสู่ตลาด

• ความสามารถด้านการส่งมอบสินค้าออกสู่ตลาดที่มีคุณภาพเหนือกว่าคู่แข่งขัน

• ความแตกต่างต้องแปรเปลี่ยนออกมาเป็นยอดขายได้ โดยต้องอาศัยความเข้าใจของตลาดต่อคุณค่าที่แตกต่าง

สำหรับการสร้างกลยุทธ์มุ่งจุดสนใจ (Niche Market) จำเป็นอย่างยิ่งที่แยกแยะให้ออกว่าต้องการเป็นผู้นำในตลาดไหน ไม่ว่าด้านต้นทุน หรือความแตกต่าง ทว่าแบรนด์ต้องเข้าใจความต้องการเฉพาะของ Target Market นั้นเป็นอย่างดีและลึกซึ้งกว่าคู่แข่งขันอื่นๆ ในตลาด การดำเนินกลยุทธ์สำหรับตลาด Niche นั้น จำเป้นอย่างยิ่งที่นักการตลาดจะต้องหา Sweet Spots หรือจุดที่เป็นความต้องการเฉพาะของตลาดๆนั้น ให้เจอ

7 สิ่งย้ำเตือน ก่อนหา Software

การซื้อ Software ที่พิถีพิถัน ก็ไม่ต่างจากการซื้อของสักชิ้น เพราะเนื่องจากต้องอยู่กันนาน (หลายปีเลยแหละ) จนกว่าจะมีเทคโนโลยีใหม่ ที่ทำให้สะดวกกว่า ประหยัดเวลากว่า หรืออะไรทั้งหลายอีกมากมาย ดังนั้นไม่ควรตัดใจแค่คนเดียว หรือใช้ระยะเวลาสั้นๆ ควรทำการสอบถามให้เข้าใจ พูดให้ตรงประเด็นของงานเรา  แล้วเราก็จะได้เจอกับ Software ที่สามารถช่วยงานท่านได้จริง

Budget
ส่วนนี้มีความสำคัญมาก เพราะไม่มีอะไรในโลกนี้ที่ทำแล้วจะ‘เป๊ะ’ ดังที่คาดหวังไว้ โดยเฉพาะการพัฒนา software ที่จะต้องเพิ่ม option ให้เหมาะสมกับ process การผลิตขององค์กรท่าน คิดให้หนัก คุยให้เคลียร์ มิฉะนั้นน้ำตาจะตกในได้

Human
ข้อนี้เป็นปัญหาร้ายกาจและรุนแรงสำหรับหลายองค์กร เพราะมีขาใหญ่ไม่เอา ไม่รับรู้ ไม่อยากทำ สารพัด ‘ไม่’ เพื่อที่จะไม่เปลี่ยนแปลง เพราะชอบของเดิม ไม่งง รู้อยู่แล้ว ชิน ไม่อยากเรียนรู้ใหม่ ตกยุค ใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็น กลัวเพื่อนว่า…. กลัวเสียหน้า เพราะเรียนเท่าไรก็ไม่เข้าใจสักที ข้อนี้ประมาทไม่ได้เด็ดขาด เพราะจอดกันมาเยอะแล้ว บางคนโดนบังคับมากขู่จะลาออกซะอีก …เป็นงั้นไป  พอหลายๆ คนต่อต้าน เรือที่กำลังจะออกเดินทางก็กลับจอดอยู่กับที่ แล้วสุดท้ายก็ต้องกลับมาใช้วิธีเดิม 

Software
ข้อนี้แนะนำว่าก่อนตัดสินใจลงเงินไม่ว่าจะเป็นหลักแสนหรือหลักล้านก็ตาม อย่าลืมคิดถึง วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป ลองหันไปเดินสำรวจงาน software ดูบ้าง มีการจัดงานทุกปี ลองคุยกับหลายๆราย ถ้าดีจริงเค้าสามารถอธิบายได้แบบหมดเปลือกแน่นอน ส่วนในองค์กรเองก็ควรจะมีผู้รู้จริงในเรื่อง process ที่จะสามารถประสานความเข้าใจกับ programmer ให้เข้าใจถึงแก่นแท้ของกระบวนการผลิตที่เราอยากได้จริงๆ แต่หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญ แนะนำให้หา consult ที่เก่งในเรื่องการประสานงานกับ programmer รวมถึงมีความเข้าใจระบบการผลิต
Data
ข้อนี้เป็นหัวใจอีกดวงที่หากขาดไประบบเป็นอันล่มแน่นอน ถึงแม้จะเตรียมตัว เตรียมใจ เตรียมเงินพร้อม แต่ไม่มีฐานข้อมูลที่จะใช้เริ่มต้นในการ implement ระบบก็จบกัน ถ้าโยงจากเรื่องของ software Consult จะเป็นผู้ที่ช่วยท่านได้มากในข้อนี้ เพราะจะรู้ว่าควรจะเตรียมฐานข้อมูลแบบไหน เมื่อเตรียมแล้วจะทวนกลับอย่างไร สัมพันธ์กับข้อมูลของคลังสินค้าหรือไม่
Hardware
การเลือกอุปกรณ์มีความเหมาะสมหรือไม่ เทคโนโลยีล้าสมัยเกินไปหรือเปล่า ผู้ใช้งานสะดวกหรือไม่ และที่สำคัญต้องระวังที่จะไม่ไปเพิ่ม cycle time ในการผลิต และประเด็นสุดท้ายคือ มีการสอบราคา หรือจัดซื้อจากผู้ขายที่เหมาะสมหรือไม่
อ่านแล้วจะเห็นได้ว่าไม่ควรจะละเลยปัญหายุ่งๆ เหล่านี้ ทางด้านของผู้ขาย software เองก็ต้องเข้าให้ถึงความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า ส่วนลูกค้าเองก็ต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนในการประเมินก่อนการคัดเลือก software