วันอังคารที่ 15 กรกฎาคม พ.ศ. 2557

รายงานที่ดีมีประสิทธิภาพเป็นอย่างไร

เรื่องโดย ธนิษฐา บัวผัน

การประกอบธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจบริการ หรือธุรกิจผลิตสินค้า แต่ละแผนก แต่หน่วยงาน มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำรายงานเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ซึ่งรายงานที่ดีและมีประสิทธิภาพควรจะมีลักษณะดังต่อไปนี้
1. เข้าใจง่าย    ผู้จัดทำการรายงานต้องมีความเข้าใจในรายงานที่จัดทำว่าใครเป็นผู้ใช้รายงานนี้ รายงานต้องการนำเสนออะไร  เพื่อให้การนำเสนอตรงประเด็น ผู้อ่านสามารถเข้าใจในรายงานที่นำเสนอโดยใช้เวลาไม่มากนัก ซึ่งการนำเสนออาจจะอยู่ในรูปแบบของช่องตาราง หรือกราฟเพื่อง่ายต่อการเข้าใจ
2. รวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์    รายงานบางชนิด ต้องจัดทำอย่างสม่ำเสมอในทุกสิ้นวัน เช่น รายงานสรุปการรับ-จ่ายประจำวัน รายงานการขายสินค้าเงินสด รายงานการเก็บเงินจากลูกหนี้ ซึ่งรายงานดังกล่าวต้องจัดทำในทุกสิ้นวัน เพื่อให้ผู้บริหารนำข้อมูลของมาใช้เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที ในเวลาที่ต้องการใช้


3. มีความครบถ้วนสมบูรณ์ สามารถค้นหาต้นตอได้     การนำเสนอรายงานต่างๆ อาจจะต้องแสดงรายละเอียดย่อยประกอบ เมื่อมีข้อสงสัยใดในรายงานสามารถตรวจสอบอ้างอิงกลับได้ มีแหล่งที่ไปที่มาที่น่าเชื่อถือ อันจะนำมาซึ่งความครบถ้วนสมบูรณ์ในรายงานนั้น ๆ
4. จัดทำด้วยข้อเท็จจริง    ยกตัวอย่างกรณีการจัดทำประมาณการทางการเงิน ข้อมูลที่นำมาประมาณการอาจต้องอาศัยข้อมูลในอดีตกับแนวโน้มที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อมาจัดทำประมาณการนั้น ๆ
5. สามารถเปรียบเทียบได้    การจัดทำรายงานที่ดี ไม่เพียงแต่นำเสนอข้อมูลเฉพาะข้อมูลเดือนปัจจุบันเท่านั้น แต่ควรจะแสดงในรูปแบบของการเปรียบเทียบข้อมูล เช่น เปรียบเทียบเดือนก่อนกับเดือนปัจจุบัน  เปรียบเทียบปีก่อนกับปีปัจจุบัน
6. จัดทำอย่างสม่ำเสมอ     การจัดทำรายงานต้องเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ ตามประเภทของรายงานที่จัดทำ เช่น รายงานประจำวัน ประจำเดือน หรือประจำปี